Je cijferwerk steeds binnen handbereik met een online boekhouding

Vroeger had boekhouden een mysterieus aura. Het stereotype van de boekhouder was een saai persoontje in een grijs pak, met een ziekenfondsbrilletje, dat neuzelde in boekhoudtermen zoals vermogen, rekening courant, baten, lasten en extracomptabel.

 

Zowel startende als bestaande mkb’s en zzp’ers komen echter tot de vaststelling dat zij een efficiënte boekhouding dienen te voeren als onderdeel van hun administratie. Wie zijn cijfergegevens niet goed beheert, kan voor onprettige situaties komen te staan wanneer het aanslagbiljet in de brievenbus dropt. Gelukkig zijn er massa’s pakketten beschikbaar op de markt om zelf je boekhouding te voeren, en aan het begin van de 21e eeuw is het toverwoord “online”.

 

Van papier naar koperdraad

 

Als je vroeger een financieel overzicht wou opstellen, dan nam je een groot ruitjesblad, een meetlat en balpen, en je trok verticale en horizontale lijnen om vakjes te creëren waarin je dan de getallen invoerde. Met een rekenmachine rekende je snel de totalen uit, of je was goed bedreven in hoofdrekenen.

 

De overgang van papier naar een spreadsheet in de computer kunnen de meeste mensen dan ook probleemloos begrijpen, en ze zien de voordelen daarvan onmiddellijk in. Inmiddels zijn Microsoft Excel, Google Docs of OpenOffice Calc geen onbekenden meer. Maar waarom zou je een stap verder gaan, naar een online boekhouding, als je huidige spreadsheets goed werken?

 

Laten we eerst een brokje theorie bekijken om deze vraag te beantwoorden: een computer, computerapplicatie of computergebruiker is online wanneer deze een actieve internetverbinding heeft en daarmee andere computers, applicaties respectievelijk gebruikers kan benaderen of door deze benaderd kan worden. Als gebruiker communiceer je interactief met het netwerk (bijvoorbeeld de cloud). Deze verbinding loopt meestal over het POTS-koperdraadnetwerk.

Internet administratie

 

Gebruik maken van het internet

 

Online boekhouden komt in feite neer op hetzelfde als gewoon offline, maar het grote voordeel is dat je steeds toegang hebt tot je gegevens, zolang je maar een actieve internetverbinding hebt. Voor de meeste computers is dit vandaag reeds automatisch het geval. Je hoeft niet langer eerst een modem te starten, een “handshake” te doen met de rest van je hardware, te wachten tot de verbinding via de telefoon wordt gemaakt, en de gespecialiseerde programmatuur te laden. Alles gaat in een mum van tijd, onmiddellijk na de opstart van je computer.

 

Maar ook je smartphone of je tablet zijn continu online. Dit is uitermate handig als je niet thuis bent, in het buitenland, of in het vliegtuig, ergens tussen beide. Heb je jouw boekhoudprogramma online staan, dan hoef je slechts je persoonlijke ID en je paswoord in te voeren om verbinding te maken.

 

Waarom online gaan?

 

De keuze om al dan niet online te gaan, kan je zeer eenvoudig maken. Is de scheiding tussen privé en zakelijk voor jou zeer duidelijk afgebakend? Valt de firma waar je werkt bij wijze van spreken weg van het moment dat jij je bureau verlaat en de auto, bus of fiets naar huis toe neemt? Dan heb je geen baat bij een online boekhoudprogramma.

 

Ben je echter veel onderweg, en dien je geregeld toegang te hebben tot je financiële gegevens, waar je ook bent, als ‘t even kan ook onmiddellijk? Dienen meerdere gebruikers de gegevens te raadplegen en aan te vullen? Kies dan een krachtig maar flexibel en veilig online boekhoudprogramma dat voldoet aan jouw vereisten.