Blog

Gratis boekhoudprogramma’s – Een oplossing of te mooi om waar te zijn?

Voor freelancers, microbedrijven, zzp’ers en mkb’s is een efficiënte boekhouding onontbeerlijk. Sommige mensen weten zeer goed welke cijfers ze dienen te bewaren, te beheren, en te berekenen. Daarenboven zijn ze sterk in het gebruik van spreadsheets. Zolang hun activiteiten beperkt blijven, kunnen ze op deze wijze erg lang met een dergelijke oplossing volstaan.

Wie niet zo’n rekenkundig geniet is, of zijn firma zodanig snel ziet groeien dat hij niet meer kan bijbenen, zal iets robuusters nodig hebben. Een zoektocht op het internet levert twee soorten programma’s: gratis of betaald. Betaalde boekhoudpakketten kan je al gebruiken vanaf € 5 per maand. Vooraf krijg je meestal de gelegenheid om de software te testen. Deze pakketten bieden voor een lage prijs alvast een minimum aan functies aan. Meestal zijn ze krachtig, veilig, en je kan op gedegen ondersteuning rekenen, vaak in je eigen taal. Maar is het dan werkelijk nodig om je pas verdiende geld al dadelijk uit te geven aan iets dat je ook gratis kan krijgen?

Begrijp wat je krijgt bij gratis

“Een addertje onder het gras” is een understatement als het gaat om gratis programma’s. Integendeel, je kan stoten op dikke, vette boa constrictors of giftige zwarte mamba’s. Let daarom altijd goed op. Als iets te mooi lijkt om waar te zijn, lees dan het aanbod grondig na. Laat het eventueel door een tweede persoon doorlezen, en gebruik het tenslotte op eigen risico. Check dat je virus-scanner actief is wanneer je iets wil downloaden.

Het enige dat je op het net kan vinden dat (meestal) werkelijk gratis is, zijn spreadsheets die door andere kleine zelfstandigen zijn ontwikkeld. Invultabellen en voorbereide formules maken het gemakkelijk voor je. Sommige ontwikkelaars hebben zelfgeschreven uitbreidingen die met een klik op de knop een resultaat genereren. Deze spreadsheets zijn best wel handig, doen vaak wat ze beloven, en bieden even goede functionaliteiten als professionele programma’s.

Het belangrijkste gevaar bij zulke pakketten is dat ze niet altijd up-to-date zijn. Wetgevingen veranderen en officiële tarieven worden aangepast. Sommige ontwikkelaars blijven dit mee volgen, en passen hun tool onmiddellijk aan, niet alleen voor anderen, maar ook voor zichzelf.

Om het koren van het kaf te scheiden, ga op zoek naar reviews (beoordelingen) van andere gebruikers. Ook hier nog een caveat: sommige beoordelingen zijn niet echt. Als iemand zich al te lovend over een pakket uitlaat, kan het nep zijn.

Eenvoudig is het niet om een gratis programma te kiezen dat tegelijkerheid ook goed is. Je zal er wat tijd in moeten investeren, en er goed je verstand bij moeten houden, maar het kan zeker.