Je cijferwerk steeds binnen handbereik met een online boekhouding

Vroeger had boekhouden een mysterieus aura. Het stereotype van de boekhouder was een saai persoontje in een grijs pak, met een ziekenfondsbrilletje, dat neuzelde in boekhoudtermen zoals vermogen, rekening courant, baten, lasten en extracomptabel.

 

Zowel startende als bestaande mkb’s en zzp’ers komen echter tot de vaststelling dat zij een efficiënte boekhouding dienen te voeren als onderdeel van hun administratie. Wie zijn cijfergegevens niet goed beheert, kan voor onprettige situaties komen te staan wanneer het aanslagbiljet in de brievenbus dropt. Gelukkig zijn er massa’s pakketten beschikbaar op de markt om zelf je boekhouding te voeren, en aan het begin van de 21e eeuw is het toverwoord “online”.

 

Van papier naar koperdraad

 

Als je vroeger een financieel overzicht wou opstellen, dan nam je een groot ruitjesblad, een meetlat en balpen, en je trok verticale en horizontale lijnen om vakjes te creëren waarin je dan de getallen invoerde. Met een rekenmachine rekende je snel de totalen uit, of je was goed bedreven in hoofdrekenen.

 

De overgang van papier naar een spreadsheet in de computer kunnen de meeste mensen dan ook probleemloos begrijpen, en ze zien de voordelen daarvan onmiddellijk in. Inmiddels zijn Microsoft Excel, Google Docs of OpenOffice Calc geen onbekenden meer. Maar waarom zou je een stap verder gaan, naar een online boekhouding, als je huidige spreadsheets goed werken?

 

Laten we eerst een brokje theorie bekijken om deze vraag te beantwoorden: een computer, computerapplicatie of computergebruiker is online wanneer deze een actieve internetverbinding heeft en daarmee andere computers, applicaties respectievelijk gebruikers kan benaderen of door deze benaderd kan worden. Als gebruiker communiceer je interactief met het netwerk (bijvoorbeeld de cloud). Deze verbinding loopt meestal over het POTS-koperdraadnetwerk.

Internet administratie

 

Gebruik maken van het internet

 

Online boekhouden komt in feite neer op hetzelfde als gewoon offline, maar het grote voordeel is dat je steeds toegang hebt tot je gegevens, zolang je maar een actieve internetverbinding hebt. Voor de meeste computers is dit vandaag reeds automatisch het geval. Je hoeft niet langer eerst een modem te starten, een “handshake” te doen met de rest van je hardware, te wachten tot de verbinding via de telefoon wordt gemaakt, en de gespecialiseerde programmatuur te laden. Alles gaat in een mum van tijd, onmiddellijk na de opstart van je computer.

 

Maar ook je smartphone of je tablet zijn continu online. Dit is uitermate handig als je niet thuis bent, in het buitenland, of in het vliegtuig, ergens tussen beide. Heb je jouw boekhoudprogramma online staan, dan hoef je slechts je persoonlijke ID en je paswoord in te voeren om verbinding te maken.

 

Waarom online gaan?

 

De keuze om al dan niet online te gaan, kan je zeer eenvoudig maken. Is de scheiding tussen privé en zakelijk voor jou zeer duidelijk afgebakend? Valt de firma waar je werkt bij wijze van spreken weg van het moment dat jij je bureau verlaat en de auto, bus of fiets naar huis toe neemt? Dan heb je geen baat bij een online boekhoudprogramma.

 

Ben je echter veel onderweg, en dien je geregeld toegang te hebben tot je financiële gegevens, waar je ook bent, als ‘t even kan ook onmiddellijk? Dienen meerdere gebruikers de gegevens te raadplegen en aan te vullen? Kies dan een krachtig maar flexibel en veilig online boekhoudprogramma dat voldoet aan jouw vereisten.

Hoe boekhoudprogramma’s de vergelijking met elkaar doorstaan

Als startend zzp’er of mkb’er kan je snel tot de vaststelling komen dat een fatsoenlijke boekhouding een cruciaal onderdeel is van je administratie. Ook een bestaande firma kan na enige tijd merken dat een spreadsheet niet langer voldoet. Het woord “boekhoudprogramma” invoeren in Google levert al dadelijk meer dan 70.000 treffers op. Je wil je werk doen, geen tijd verkwisten aan het zoeken naar een geschikt programma. Hoe maak je dan een gerichte keuze?

Factoren om boekhoudprogramma’s met elkaar te vergelijken

  • Prijs: Je zou verwachten dat de kost van een programma als laatste en doorslaggevend criterium aan bod komt. Een firma die boekhoudkundige diensten verleent, dient echter transparant te zijn over haar prijzen. Ze mag ook geen buitensporige bedragen verlangen. De prijs moet dus passen binnen het voorziene budget.
  • Een boekhoudprogramma dient minimum een aantal elementaire diensten te bevatten: betalen van rekeningen, opstellen van facturen, duidelijke categorisatie van inkomsten en uitgaven en afstemming van bankafschriften.
  • Afhankelijk van jouw specifieke situatie kan een pakket met mogelijkheden tot urenregistratie en loondadministratie een grote hulp zijn. Een voorspelling van belastingteruggaven is een ander nuttig extra.
  • Zijn je gegevens veilig? Programmatuur die persoonlijke gegevens bevat, is een geliefd doelwit van hackers. Een boekhoudprogramma moet regelmatig worden opgeslagen als back-up zodat gegevensverlies beperkt blijft bij een stroomuitval of defect.
  • Klantendienst: Wat voor een team staat er achter de firmanaam, en is dit gemakkelijk te contacteren?
  • “The proof of the pudding is in the eating”. De meeste pakketten bieden een gratis testperiode aan. Maak daar zeker gebruik van.

Wie biedt wat?

  • ‘s Werelds populairste kleine boekhoudprogramma is QuickBooks van Intuit. Vanaf € 14 neemt Quickbooks een pak werk uit je handen, maar check geregeld hun website voor aanbiedingen waarmee je tot 70% profijt doen. Met Quickbooks kan je op de cloud, dus je hebt steeds toegang tot al je gegevens. Facturen beheren, rapporten genereren, kosten opvolgen is allemaal mogelijk met dit pakket. De website en de ondersteuning zijn in het Engels, maar gelukkig beheersen de meeste Nederlanders deze taal voldoende. Intuit investeert zwaar in sterke beveiliging. Het kan wel eens fout lopen met fouten in hun software, maar dan geven ze dit ook toe, en ze beperken of vergoeden eventuele schade.
  • De firma e-boekhouden.nl biedt een uitgebreid pakket aan met een proefperiode aan van niet minder 15 maanden. Pas als je tevreden bent, dien je jaarlijks minimum € 7,95 te betalen. Maar zelfs daar kan nog een korting op komen indien je als vereniging of stichting deelneemt aan hun sponsorprogramma. Het mooie van dit pakket is dat het ontwikkeld is door Nederlanders voor Nederlanders, met een vaste koppeling naar de Nederlandse Belastingsdienst, en support in je moedertaal. Hun rubriek “veelgestelde vragen” is verhelderend. Je gegevens staan veilig op de cloud, en er worden dagelijks back-ups gemaakt.
  • MoneyMonk kan je zo lang gratis testen als je maar wenst. Beslis je om het verder te gebruiken, dan tel je de eerste maanden € 15 neer, en vervolgens € 20. Deze nog jonge maar sterk groeiende Utrechtse firma biedt dan ook heel wat voor dat bedrag: onder andere een overzichtelijk dashboard, voorbereiding van je btw-aangifte, en een iDeal betaalknop. Ze zorgen voor een stevige beveiliging van je gegevens in of uit de cloud, en een dagelijkse back-up.
  • Het goedkoopste pakket van InformerOnline kan je bestellen voor € 5, en daarmee kan je dan je facturen beheren. Voor € 5 meer kan je er maximum 30 banktransacties bij nemen. Duurdere pakketten houden nog meer banktransacties in, een extra administratie of een extra gebruiker. 30 dagen kan je alles op proef uitproberen. Dit product is het geesteskind van zowel Nederlanders als Vlamingen, dus ook om in België te gebruiken. Voor ondersteuning mag je rekenen op een team van boekhouders en accountants met meer dan 30 jaren ervaring in het vak.

De hierboven genoemde pakketten maken allen een soliede indruk. Ze zijn echter slechts een kleine greep uit een gigantisch aanbod. Het kan verleidelijk zijn om gewoon de “trial” knop te klikken, en met vallen en opstaan te ontdekken welke oplossingen een programma zoal biedt. Eerst je eigen huiswerk maken om vervolgens te zien of een voorgesteld pakket inderdaad kan doen wat jij nodig hebt, is de beste start.

If everything seems under control……Mario Andretti

Ieder week behandelen we een quote in relatie tot Organizational Excellence. Organizational Excellence is de zoektocht naar de perfecte organisatie die steeds meer toegevoegde waarde voor de klanten en medewerker levert. Het wordt bereikt door te werken aan resultaten, organisatie, continu verbeteren en cultuur.
Deze week een quote van Mario Andretti, voormalig Formule 1 coureur en huidig eigenaar van een wijnimperium.

“If everything seems under control, you’re not going fast enough”

De relatie met Organizational Excellence
Het Anglo Amerikaanse denken heeft vele organisaties beïnvloed. De afgelopen decennia zijn, zowel in het bedrijfsleven als de rijksoverheid, organisaties opgetuigd met regelgeving en toezicht. Hoe meer controle, hoe beter leek het wel. Het nadeel van deze beweging is dat organisaties steeds minder slagvaardig worden. De dienstverlening loopt vertraging op en er kan niet meer snel worden gereageerd op veranderingen. Een excellente organisatie is echter dermate lenig dat zij continu in staat is om zich te verbeteren. Zij wordt gekenschetst door een hoge mate van proces bewustzijn.
Naast het gevaar van inflexibiliteit worden organisaties in slaap gesust. Het gaat lekker, alles is onder controle. Men ziet geen reden om te blijven verbeteren en mist op een gegeven moment de boot.
De boodschap van Mario Andretti doet hier dan ook zeker opgeld: ‘If everything seems under control, you’re not going fast enough’.

In de praktijk van Organizational Excellence
Risk approval proces, autorisatiematrix, eindcontrole: allemaal activiteiten in het proces die geen primaire waarde toevoegen. Daarnaast vertragen ze de afronding van het dagelijkse werk enorm. De hang naar controle komt voort uit de wens om de klant zo goed mogelijk te bedienen. Het maken van fouten staat dat in de weg. De crux is echter dat het controleren van het werk van een ander te vaak leidt tot het oplossen van die fouten zonder terugkoppeling. Het lerend vermogen van een organisatie wordt op deze wijze niet bevorderd. Organizational Excellence gaat over het vergroten van het lerend vermogen. Dat betekent ernaar streven om het de 1e keer goed te doen. Perfectie aan de bron!
Evalueer uw controle activiteiten in het proces en vraag u af hoe de uitvoering van het proces op een andere wijze in één keer goed en dus sneller kan. Ga daarbij uit van het principe ‘kwaliteit begint bij de bron’. Denk eens aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden, kennisniveau van de medewerkers, helderheid van de procedures, invoercontrole in systemen en zorg ervoor dat van de fouten wordt geleerd!

Gratis boekhoudprogramma’s – Een oplossing of te mooi om waar te zijn?

Voor freelancers, microbedrijven, zzp’ers en mkb’s is een efficiënte boekhouding onontbeerlijk. Sommige mensen weten zeer goed welke cijfers ze dienen te bewaren, te beheren, en te berekenen. Daarenboven zijn ze sterk in het gebruik van spreadsheets. Zolang hun activiteiten beperkt blijven, kunnen ze op deze wijze erg lang met een dergelijke oplossing volstaan.

Wie niet zo’n rekenkundig geniet is, of zijn firma zodanig snel ziet groeien dat hij niet meer kan bijbenen, zal iets robuusters nodig hebben. Een zoektocht op het internet levert twee soorten programma’s: gratis of betaald. Betaalde boekhoudpakketten kan je al gebruiken vanaf € 5 per maand. Vooraf krijg je meestal de gelegenheid om de software te testen. Deze pakketten bieden voor een lage prijs alvast een minimum aan functies aan. Meestal zijn ze krachtig, veilig, en je kan op gedegen ondersteuning rekenen, vaak in je eigen taal. Maar is het dan werkelijk nodig om je pas verdiende geld al dadelijk uit te geven aan iets dat je ook gratis kan krijgen?

Begrijp wat je krijgt bij gratis

“Een addertje onder het gras” is een understatement als het gaat om gratis programma’s. Integendeel, je kan stoten op dikke, vette boa constrictors of giftige zwarte mamba’s. Let daarom altijd goed op. Als iets te mooi lijkt om waar te zijn, lees dan het aanbod grondig na. Laat het eventueel door een tweede persoon doorlezen, en gebruik het tenslotte op eigen risico. Check dat je virus-scanner actief is wanneer je iets wil downloaden.

Het enige dat je op het net kan vinden dat (meestal) werkelijk gratis is, zijn spreadsheets die door andere kleine zelfstandigen zijn ontwikkeld. Invultabellen en voorbereide formules maken het gemakkelijk voor je. Sommige ontwikkelaars hebben zelfgeschreven uitbreidingen die met een klik op de knop een resultaat genereren. Deze spreadsheets zijn best wel handig, doen vaak wat ze beloven, en bieden even goede functionaliteiten als professionele programma’s.

Het belangrijkste gevaar bij zulke pakketten is dat ze niet altijd up-to-date zijn. Wetgevingen veranderen en officiële tarieven worden aangepast. Sommige ontwikkelaars blijven dit mee volgen, en passen hun tool onmiddellijk aan, niet alleen voor anderen, maar ook voor zichzelf.

Om het koren van het kaf te scheiden, ga op zoek naar reviews (beoordelingen) van andere gebruikers. Ook hier nog een caveat: sommige beoordelingen zijn niet echt. Als iemand zich al te lovend over een pakket uitlaat, kan het nep zijn.

Eenvoudig is het niet om een gratis programma te kiezen dat tegelijkerheid ook goed is. Je zal er wat tijd in moeten investeren, en er goed je verstand bij moeten houden, maar het kan zeker.